Virtual Event – Xu hướng mới trong ngành sự kiện
“Virtual event là gì?” – đây là câu hỏi được rất nhiều đơn vị truyền thông quan tâm giữa làn sóng sự kiện ảo diễn ra ngày một nhiều như hiện nay. Vậy các bạn hãy cùng EMERA khám phá về virtual event (sự kiện ảo) thông qua bài viết này nhé!
Virtual Event là gì?
Ảnh: sưu tầm
Virtual Event hay Online event là sự kiện ảo, được tổ chức trực tuyến. Thay vì gặp nhau trực tiếp, mọi người sẽ gặp nhau thông qua nền tảng nào đó.
Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video,.. Nó giúp giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người. Hình thức sự kiện này được sử dụng rất nhiều khi COVID-19 diễn ra. Dần dần đã trở thành xu hướng để tiếp cận lượng khán giả khổng lồ trên toàn thế giới. Công nghệ phát triển, các nền tảng online có thể giúp sự kiện của bạn tiếp cận với rất nhiều người trên toàn cầu.
Ví dụ dễ hiểu nhất về loại hình này có thể kể đến concert online của các nghệ sĩ trong đợt dịch vừa qua.
Virtual Event có 2 hình thức:
- Kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) – 70%, Recorded (đã ghi hình) – 30%
- Sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%)
Tùy theo tính chất, nội dung mà các công ty chọn lựa hình thức phù hợp. Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube.
Doanh nghiệp cần gì khi tổ chức sự kiện online?
Ảnh: sưu tầm
Lập plan chi tiết, cụ thể
Dù được triển khai ở hình thức nào đi chăng nữa thì mỗi sự kiện đều cần có plan cụ thể. Plan như chiếc “xương sống” đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra đều được chuẩn bị, tính toán kỹ lưỡng.
Event planner cần tổng hợp về mục tiêu, khách hàng tiềm năng và concept của sự kiện. Từ đó lên chi tiết kỹ càng cho từng hạng mục. Khi bắt đầu chuẩn bị lên kế hoạch, bạn event planner cần tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Thông điệp bạn muốn truyền tải là gì?
- Sự kiện sẽ được phát trực tiếp, hay ghi hình trước?
- Nội dung, tin tức về sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu?
- Các nền tảng nào sẽ được ứng dụng để truyền thông?
- Key moment, key visual xuyên suốt sự kiện là gì?
- Đối tượng hướng đến là ai?
- KPIs bạn muốn đạt được là gì?
Yếu tố nhân sự khi thực hiện Virtual Event
Khi nghĩ đến các sự kiện online, mọi người thường nghĩ rằng công cụ sẽ chiếm tới 70-80% nhưng thật ra yếu tố về nhân sự vẫn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sự kiện online đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải thực sự thấu hiểu khách hàng. Việc set up góc máy, thiết kế sân khấu, hiêu ứng cần logic, hợp lý để có thể chạm đến cảm xúc của người xem.
Thời gian tổ chức
So với sự kiện online, bạn đã được giảm bớt khoản tìm kiếm địa điểm tổ chức nhưng việc nghiên cứu thời gian vàng trên các nền tảng dự kiến cũng là vấn đề bạn cần quan tâm. Mỗi nền tảng sẽ có một khoảng thời gian vàng khác nhau mà bạn nên tìm hiểu và tận dụng.
Bạn cũng nên tìm hiểu thêm về việc khách hàng tiềm năng của bạn sẽ tham gia được trong khoảng thời gian nào để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất. Chọn thời gian tránh sự kiện lớn, mang tính cạnh tranh cao cũng là điểm bạn nên lưu ý.
Ví dụ: nếu bạn tổ chức buổi workshop online, tệp khách hàng hướng tới những bà mẹ nhưng thời gian bắt đầu vào lúc đưa đón con đi học thì sẽ rất khó để họ có thể tiếp cận và tham gia vào sự kiện đó.
Truyền thông bài bản và chuyên nghiệp
Ảnh: sưu tầm
Dù với các sự kiện ảo bạn cũng cần lên chiến lược quảng cáo truyền thông chi tiết. Trong thế giới số cạnh tranh mạnh mẽ và khốc liệt như hiện nay, sẽ rất ít người biết bạn là ai, sự kiện của bạn như thế nào nếu bạn không tập trung quảng bá cho sự kiện ấy. Bạn có thể truyền thông trên social, online, quảng cáo OOH,…
Các hoạt động truyền thông nên được bắt đầu trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động này cũng cần được lên kế hoạch, KPI, có ngân sách thực hiện và tổng hợp đánh giá cuối cùng.
Một trong những cách giúp sự kiện tiếp cận nhanh hơn với tệp khách hàng bạn mong muốn hướng đến là chọn MC/KOL/Celeb có chung tệp khách hàng như vậy để cùng hợp tác và thúc đẩy truyền thông.
Chuẩn bị trước các tình huống không may về thiết bị
Trước khi sự kiện diễn ra, ekip cần chạy thử toàn bộ chương trình một lần để xem có sảy ra sai sót trong khâu nào không. Hoạt động này thường được nhắc đến với tên gọi “rehearsal”
Tuy nhiên trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đội ngũ ekip vẫn cần túc trực thường xuyên để khắc phục sự cố nếu có. Điều này cũng liên hệ với việc ekip – những người hậu cần đằng sau chương trình cần có kinh nghiệm, khả năng nhạy bén, bình tĩnh và giải quyết tình huống nhanh.
Tăng tính tương tác cho virtual event
Người xem sẽ dễ cảm thấy nhàm chán nếu chương trình chỉ tập trung vào chia sẻ của diễn giả. Bạn hãy tạo ra các tình huống, minigame nho nhỏ để tạo hứng thú cho người xem. Việc lựa chọn MC phù hợp cũng giúp khuấy động chương trình của bạn trở nên hấp dẫn hơn. Đừng bỏ qua điều này khi lựa chọn MC nhé!
Tiếp nữa, hãy làm quen với việc xin feedback của khách hàng. Là người tổ chức, bạn thấy sự kiện là ổn rồi nhưng người tham dự thì có thể là chưa. Việc tổng hợp lại feedback giúp bạn rút kinh nghiệm và củng cố cho những lần tổ chức sau.
Kết
Thông qua bài viết này, EMERA hi vọng mang đến cho các bạn cái nhìn tổng quan nhất về Virtual Event. Cùng với sự phát triển của công nghệ, hình thức tổ chức này hứa hẹn sẽ còn bùng nổ hơn nữa. Bùng nổ từ khi COVID-19 xuất hiện, sự kiện ảo đang dần khẳng định xu thế trong năm 2023.
Có nền tảng nhân sự dày dặn kinh nghiệm, EMERA tự tin có thể đem đến cho khách hàng những sự kiện thành công nhất. Quý doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ hotline: 0242.346.1889. Hoặc inbox fanpage EMERA để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!
Hotline: (+84)242.346.1889 Địa chỉ: Số 57, Vũ Trọng Phụng Website: https://emera.vn/ Email: info@emera.vn
Tags: event, sự kiện, sự kiện ảo, tổ chức, tổ chức sự kiện, virtual event
