Tin tức

Top những rủi ro trong sự kiện và cách khắc phục

12/07/2023 Tin Emera

Khi bạn tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những rủi ro. Việc bạn cần làm là bình tĩnh nhận biết sớm những rủi ro có thể xảy ra và bình tĩnh khắc phục. Bạn hãy cùng EMERA khám phá những rủi ro có thể xảy ra và các cách khắc phục nhé!

Rủi ro về tài chính

Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải lập kế hoạch dự trù kinh phí đầy đủ, tỉ mỉ và chi tiết nhất để tránh bỏ sót bất kỳ một hạng mục nào, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách được phép. Để đảm bảo nguồn kinh phí hiệu quả, không bị thiếu hay thừa quá nhiều, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Xem kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức đảm bảo đúng với yêu cầu của cấp trên, hoặc khách hàng.
Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo
Liệt kê những vật dụng, hạng mục cần có gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp, chất lượng.. Bước này giúp người tổ chức dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện
Luôn dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn

Rủi ro về khách mời

Đây cũng là điều khiến cho các event planner đau đầu mỗi khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Số lượng thừa-thiếu khách mời đôi khi còn vượt cả tầm kiểm soát. Gây ra hình ảnh sự kiện không được chỉn chu, chuyên nghiệp. Vậy bạn nên khắc phục tình trạng này như thế nào:

Gọi điện xác nhận, nhắc nhở khách hàng về sự kiện sắp diễn ra
Nếu bị thiếu khách mời: hãy tính các biện pháp thu hẹp không gian. Nếu là sự kiện vì cộng đồng hãy tính đến phương án mở cửa cho khách mời tham gia tự do.
Nếu bị thừa khách mời: lên phương án cho các khu vực dự trù nếu có đông người tham gia hơn dự kiến của bạn. Nếu là sự kiện mở cửa tự do thì lập tức ngừng nhận khách, phân chia nhỏ lượng người cho các hoạt động, tránh tập trung ở khu vực chính

Sự cố về thiết bị kỹ thuật

Bạn sẽ không thể chắc chắn rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ dù đã tổng duyệt trước đó. Đặc biệt là với phần kỹ thuật. Vậy để tránh sự cố này diễn ra ít nhất có thể, bạn nên:

Tổng duyệt kỹ càng
Luôn có phương án dự phòng cho các trường hợp xấu nhất. VD như: thay máy, thay mic của MC, đèn hỗ trợ,…
Bộ phận hậu cần giàu kinh nghiệm để bình tĩnh giải quyết vấn đề
Sử dụng thiết bị kỹ thuật tốt để tránh tình trạng treo, đơ máy giữa chừng

Rủi ro về an ninh

Bộ phận an ninh là thành phần không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Với những lễ hội bia hơi đôi khi mọi người sẽ dễ cáu gắt với nhau dù chỉ va chạm nhỏ. Vậy có vài điều lưu ý để bạn có thể khắc phục tối ưu rủi ro này như:

Có đội an ninh phù hợp với quy mô sự kiện
Thiết bị bộ đàm, tai nghe đầy đủ, chất lượng
Những ngừoi có kinh nghiệm, khả năng xử lý vấn đề một cách bình tĩnh

Ngoài bộ phận an ninh thì những sự kiện lớn như lễ hội âm nhạc cũng cần có đội ngũ y tế để đề phòng những trường hợp xấu có thể xảy ra bất kỳ lúc nào

Rủi ro về thời tiết

Với các sự kiện ngoài trời thì thời tiết là điều mà mọi người cần lưu ý. Mặc dù chúng ta vẫn có các thiết bị outdoor, nhưng vẫn có nguy cơ đổ sập, chập điện, cháy nổ khi trời mưa. Thêm nữa, yếu tố thời tiết còn ảnh hưởng trực tiếp tới việc người tham gia có tới với sự kiện của bạn hay không. Không ai muốn tham gia vào một sự kiện ngoài trời khi mưa quá to hay nắng gắt cả. Vì vậy khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, để tránh rủi ro về khí hậu, bạn cần:

Cập nhật thời tiết liên tục trong vòng 1 tuần trước khi diễn ra sự kiện để có các biện pháp dự phòng kịp thời
Đảm bảo có mái che, nhà giàn để che mưa che nắng
Chuẩn bị cột thu lôi đề phòng sấm sét quá lớn
Có các phương án hỗ trợ trong trường hợp phải lùi sự kiện

Rủi ro về cháy nổ

Trong sự kiện việc sử dụng pháo điện, pháo sáng hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn. Hiệu ứng này đẹp và giúp chương trình trở nên hoành tráng hơn. Tuy nhiên, nhưng sản phẩm này lại có mặt trái là dễ gây bỏng lạnh có nhân viên xử lý hoặc người tham gia. Đặc biệt là những người đứng trên sân khấu – nơi có nhiều hiệu ứng nhất như: MC, nghệ sĩ, nhà tài trợ, ban tổ chức,… Chính vì vậy, để phòng tránh nguy cơ xảy ra cháy nổ do không biết cách sử dụng, hãy để các chuyên gia hiệu ứng thực hiện bởi đó là chuyên môn của họ và họ sẽ có cách đảm bảo an toàn.

Để ý rủi ro theo từng giai đoạn

Ở mỗi giai đoạn trước – trong – sau sự kiện đều có thể tiềm ẩn những rủi ro khác nhau. Chính vì vậy, khi chạy sự kiện, nhân viên điều phối sự kiện phải là người có kinh nghiệm, nhanh nhẹn và bình tĩnh.

Với giai đoạn trước sự kiện: Tất cả các kế hoạch (chính hay dự phòng) đều cần được lên nội dung chi tiết. Việc này sẽ giúp bạn tự tin khi bắt đầu và giảm thiểu tối đa khả năng rủi ro
Giai đoạn trong sự kiện: Đây là giai đoạn quan trọng, quyết định xem khách hàng có nhớ đến bạn hay không. Chính vì thế tất cả các hoạt động đều cần có đội hậu cần. Những người này sẽ theo dõi sát sao từng phần như thời gian, nghệ sĩ tham gia, khách mời, nhà tài trợ,… để có hướng giải quyết ngay khi vấn đề phát sinh
Giai đoạn sau sự kiện: Đây có lẽ là giai đoạn nhẹ nhàng hơn. Đây là thời điểm bạn rất cần làm truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp đến nhiều người hơn. Bên cạnh đó là xin ý kiến feedbakc của những người tham gia. Việc làm này vừa để cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty vừa để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Kết

Sự kiện dù lớn hay nhỏ, outdoor hay indoor đều tồn tại những rủi ro riêng. EMERA hi vọng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về rủi ro có thể xảy ra và cách khắc phục chúng. Điều quan trọng nhất khi làm tổ chức sự kiện vẫn là sự cẩn thận và bình tĩnh ở chính bạn. Là đơn vị có kinh nghiệm dày dặn tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp lớn, EMERA tự tin có thể đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Quý khách hàng có nhu cầu vui lòng liên hệ qua hotline: 0242.346.1889. Hoặc inbox trực tiếp fanpage EMERA để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

EMERA hi vọng bài viết này đã đem lại nhiều thông tin bổ ích cho bạn. Hãy theo dõi EMERA để có nhiều thông tin hấp dẫn hơn nữa nhé!

𝐄𝐌𝐄𝐑𝐀 – 𝐃𝐎 𝐍𝐎𝐓 𝐖𝐎𝐍𝐃𝐄𝐑 𝐂𝐑𝐄𝐀𝐓𝐄 𝐖𝐎𝐍𝐃𝐄𝐑

Hotline: (+84)242.346.1889