Sự kiện online – xu hướng mới trong ngành event
Sự xuất hiện của dịch COVID-19 đã mang đến rất nhiều sự thay đổi. Đòi hỏi các ngành đều phải có sự trở mình để thích nghi với những biến đổi đột ngột của thế giới. Ngành event cũng không ngoại lệ. Ra đời đã lâu, nhưng chỉ khi COVID-19 bùng phát nhanh, sự kiện online mới trở nên bùng nổ và hứa hẹn trở thành xu hướng hấp dẫn trong ngành event. Vậy sự kiện online là gì? Có những ưu – nhược điểm ra sao? Bạn hãy cùng EMERA tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Sự kiện online là gì?
Ảnh: sưu tầm
Sự kiện trực tuyến còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến. Người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, YouTube hoặc các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, …
Sự kiện trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm:
- Tiếp cận và tương tác với nhiều người hơn so với sự kiện truyền thống;
- Thu hút khách hàng mới;
- Tăng độ phủ hình ảnh của doanh nghiệp;
- Tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc đi lại, địa điểm, dịch vụ, logistics,…
Xu hướng tổ chức sự kiện Online
Không chỉ bởi COVID-19. Trước đó, các sự kiện trực tuyến đã được ứng dụng, trở thành kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.
Bởi tính chất không bó buộc về không gian, số lượng người tham gia, quốc gia tham gia nên các sự kiện online đang dần được ưa chuộng và trở thành cầu nối giữa nhiều quốc gia trên toàn thế giới. Đặc biệt là với những công ty đa quốc gia hoặc có nhiều chi nhánh trên khắp cả nước.
Ưu – nhược điểm của tổ chức sự kiện Online
Ảnh: sưu tầm
Với bất kỳ sự kiện được diễn ra theo hình thức nào đều tồn tại mặt ưu điểm – nhược điểm. Vậy hai khía cạnh này ở sự kiện online được thể hiện như thế nào?
Ưu điểm khi tổ chức sự kiện online
Tiết kiệm được chi phí
Khác với offline, khi tổ chức online, ưu điểm đầu tiên ta có thể thấy được là vài khoản chi phí sẽ được tiết kiệm tối đa như:
- Thuê địa điểm;
- Kịch bản;
- Đội ngũ nhân sự hỗ trợ;
- Thiết bị âm thanh/ánh sáng;
- Nội dung chương trình;
- Các tình huống phát sinh,…
Nhiều công cụ để lựa chọn tổ chức sự kiện Online
Tính tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều phần mềm để ta ứng dụng cho từng mục đích sử dụng và còn hoàn toàn miễn phí. Có nhiều sự lựa chọn đồng nghĩa với việc người dùng có nhiều cơ hội hơn trong việc so sánh, đánh giá và chọn lựa công cụ nào phù hợp với nhu cầu của mình. Hiện nay những nền tảng được ưu tiên và tin tưởng lựa chọn khi tổ chức sự kiện online vẫn là: Facebook livestream, Google meet, Zoom, Discord,…
Không giới hạn không gian
Khi sự kiện được tổ chức online, đồng nghĩa người tham gia không phải di chuyển nhiều. Họ chỉ cần thiết bị điện tử có kết nối internet là đã có thể tham gia vào sự kiện ngay lập tức. Điều này vô hình chung sẽ thúc đẩy sự tham gia của họ nhiều hơn bởi sự tiện lợi. Tránh được các rủi ro về thời tiết mà các sự kiện offline có thể gặp phải
Tăng cường sự kết nối
Như đã nói ở trên, việc kết nối qua internet sẽ mang đến cho bạn lượng người tham gia khổng lồ. Do tính chất không giới hạn số lượng người tham gia nên việc lan tỏa sự kiện của bạn sẽ lớn hơn rất nhiều. Thực tế đã được chứng minh khi ngay cả các sự kiện offline đều sử dụng phương án livestream để kết nối được với nhiều người hơn do tính chất phần lớn thời gian người dùng chủ yếu sử dụng mạng xã hội để đọc tin tức, giải trí. Đây sẽ là một cơ hội và được coi là “vùng đất vàng” để sự kiện của bạn được rộng rãi nhiều người biết đến hơn.
Nhược điểm khi tổ chức sự kiện online
Nội dung kịch bản phải thu hút
Hãy đặt trong tâm thế người tham dự sự kiện, nếu đã là sự kiện online, họ không cần di chuyển bất kỳ đâu mà vẫn tham gia được sự kiện của bạn thì điều gì sẽ giữ chân họ ở lại? Chỉ cần thấy chán là họ có thể bỏ qua hoặc lướt xem các nội dung thú vị khác ngay lập tức mà bỏ quên đi sự kiện của bạn. Nếu bạn không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như xử lý các tình huống phát sinh thì chương trình của bạn không chỉ bị ảnh hưởng, mà kéo theo đó sẽ gây ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng bạn đang nhắm đến, gây mất thiện cảm cho những sự kiện tiếp theo.
Việc làm nội dung thu hút không chỉ cần thiết với các sự kiện online mà cả sự kiện offline cũng vô cùng quan trọng. Họ sẽ không bao giờ quay trở lại những sự kiện tiếp theo nếu họ tham gia lần đầu và cảm thấy nhàm chán. Điều này đòi hỏi chuyên viên Event Planner cần tìm hiểu về insight khách hàng, mục đích, yêu cầu của sự kiện rất kỹ trước khi lên nội dung
Đường truyền không ổn định
Rủi ro dễ xảy ra nhất với các sự kiện online đó chính là vấn đề về đường truyền. Khi lượng người tham gia quá lớn có thể dẫn đến tốc độ đường truyền bị chậm, lag, giật. Điều này đòi hỏi bạn phải có các phương án dự phòng hoặc một đội ngũ có chuyên môn để đem đến sự chuyên nghiệp trong sự kiện của bạn. Hãy chuẩn bị thật kỹ để sự kiện của bạn tránh gặp nhiều sai sót nhất có thể.
Hạn chế về mặt thiết bị
Việc đầu tư vào các trang thiết bị như: máy quay, đường truyền riêng,… sẽ đảm bảo cho sự kiện không bị gián đoạn khi đang phát sóng cũng như nâng cao chất lượng. Không gây mất thiện cảm và làm đứt mạch cảm xúc của khách hàng. Nhưng nếu sự kiện của bạn không được diễn ra thường xuyên thì việc sắm thiết bị là điều lãng phí. Vì vậy cân nhắc đến việc thuê các thiết bị sẽ giúp bạn tiết kiệm và hợp lý hơn.
Phần kết
Dù là tổ chức sự kiện ở hình thức nào cũng sẽ có những ưu điểm, nhược điểm nhất định. Việc của bạn là cần phải chuẩn bị chi tiết các phương án dự phòng để tránh được những rủi ro có thể xảy ra. Hãy theo dõi EMERA trong tương lai để có thêm nhiều kiến thức cũng như tin tức mới, hấp dẫn hơn nữa bạn nhé!
Hotline: (+84)242.346.1889 Địa chỉ: Số 57, Vũ Trọng Phụng Website: https://emera.vn/ Email: info@emera.vn
