QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM 2023

Hội nghị tổng kết cuối năm là một sự kiện rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và cơ quan  Đây là một buổi lễ cần phải có đối với mỗi doanh nghiệp, là cơ hội để mỗi thành viên và cả công ty nhìn lại những thành quả đạt được trong cả năm. Đây cũng là dịp để tôn vinh những cá nhân có thành tích, đóng góp lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp và cơ quan.

Tổ chức một sự kiện hội nghị tổng kết cuối năm đòi hỏi sự chuẩn bị và quản lý cẩn thận để đảm bảo thành công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Emera về các bước bạn có thể thực hiện:

1. Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng

Xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua sự kiện. Điều này có thể là việc chia sẻ thông tin, tạo cơ hội networking, tăng hiểu biết về sản phẩm/dịch vụ, hay thậm chí là tăng tinh thần đồng đội. Mục tiêu nên được đặt ra một cách rõ ràng và đo lường được.

Xác định rõ ràng những đối tượng mà bạn muốn thu hút đến sự kiện. Có thể là khách hàng hiện tại, đối tác, đội ngũ nhân viên, hay người đầu tiên quan tâm đến lĩnh vực của bạn.

2. Xác định số lượng người tham dự hội nghị

Việc xác định số lượng người là một bước chuẩn bị rất quan trọng khi tổ chức sự kiện. Số lượng khách tham dự hội nghị có thể ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác nhau như

• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Số lượng quà lưu niệm cần chuẩn bị cho sự kiện
• Số lượng bàn tiệc (nếu hội nghị tổng kết năm bao gồm tiệc mặn) 
• Số lượng giấy mời tham dự hội nghị được gửi đi

Trong quá trình lập danh sách khách tham dự hội nghị, Emera sẽ làm việc với khách hàng để thống nhất số lượng khách mời dự hội nghị, chốt cơ cấu khách mời (có bao nhiêu khách vip, bao nhiêu thành viên doanh nghiệp dự hội nghị, có mời các cơ quan truyền thông đến đưa tin tại sự kiện).

3. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được số lượng cũng như cơ cấu khách mời dự hội nghị, Emera sẽ làm việc với khách hàng để tìm ra địa điểm và khoảng thời gian phù hợp để tổ chức sự kiện. Do hội nghị tổng kết cuối năm là sự kiện mà doanh nghiệp lớn nào cũng phải tổ chức, bước này cần phải được thực hiện trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1-2 tháng để giúp khách hàng tìm được địa điểm tổ chức phù hợp nhất với giá cả ổn định.

Các địa điểm tiềm năng để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm bao gồm

– Phòng họp, hội nghị bên trong các khách sạn

– Trung tâm hội nghị, trung tâm sự kiện

– Nhà hàng 

– Tổ chức ngoài trời trong khuôn viên của khu nghỉ dưỡng hoặc khách sạn

4. Lên ý tưởng, chủ đề hội nghị

Việc lên ý tưởng và chủ đề là bước đầu tiên được Emera quan tâm đến trong quá trình tổ chức hội nghị. Để lên được ý tưởng cho hội nghị, các thành viên Emera sẽ tiến hành nghiên cứu về khách hàng, lĩnh vực mà doanh nghiệp này hoạt động,  doanh nghiệp trong năm vừa qua đạt được những thành công nào. Các ý tưởng về tổ chức hội nghị được Emera đề xuất có thể bao gồm.

-Tổ chức tại một địa điểm xa, lồng ghép với hoạt động team building và nghỉ dưỡng:

Hội nghị tổng kết năm có thể được tổ chức lồng ghép với một chuyến đi nghỉ dưỡng và hoạt động team building. Cách tổ chức hội nghị tổng kết năm này vừa giúp nâng cao tinh thần, tăng tình đoàn kết của nhân viên trong công ty. 

Việc tổ chức hội nghị tổng kết năm trong khuôn khổ một chuyến đi team building cũng thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo doanh nghiệp đối với nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong tương lai.

Một ví dụ cho hình thức này chính là Hội nghị khách hàng của công ty cổ phần thanh toán quốc gia Việt Nam (NAPAS) do Emera tổ chức tại tỉnh Quảng Nam vào giữa tháng 10. Hội nghị là điểm nhấn trong chuỗi các hoạt động giao lưu được Emera tổ chức cho nhân viên và khách hàng của NAPAS.

– Tổ chức sự kiện tổng kết năm tại phòng hội nghị ở khách sạn và trung tâm hội nghị, kết hợp tri ân khách hàng:

Bên cạnh việc lồng ghép với hoạt động du lịch và team building, Emera có thể tổ chức hội nghị tổng kết năm của doanh nghiệp tại một địa điểm sang trọng và kết hợp với hoạt động tri ân khách hàng.

5.  Xây dựng kế hoạch và nội dung chương trình

– Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện cần phải lên kế hoạch chi tiết về nội dung của sự kiện sẽ có bao nhiêu phần, nội dung cụ thể từng phần trong sự kiện, sự kiện có bao gồm các màn biểu diễn hay không, dự trù kinh phí và các tình huống bất ngờ có thể xảy ra tại hội nghị.

– Sau khi có một bản kế hoạch nội dung chương trình, công ty tổ chức sự kiện có thể bắt đầu thực hiện các hạng mục công việc như làm việc với các nhà cung cấp sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng; mời ca sĩ, nghệ sĩ, MC (nếu cần thiết) cho sự kiện; thiết kế bộ nhận diện để trang trí bên ngoài và bên trong nơi tổ chức sự kiện như logo, photobooth, backdrop, standee,…. 

Các hạng mục công việc trên cần được thực hiện và liệt kê chi tiết nhằm giúp khách hàng và công ty truyền thông đảm bảo không có sự thiếu sót nào phát sinh và quản lý được kinh phí khi tổ chức sự kiện.

Trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện các khâu chuẩn bị cho chương trình, công ty truyền thông sẽ làm việc chặt chẽ với khách hàng để thống nhất nội dung, kịch bản chương trình, các hạng mục trang trí cần phải thực hiện. 

Kế hoạch cuối cùng của hội nghị sẽ bao gồm liệt kê các hạng mục chi tiết, kịch bản nội dung sự kiện, dự trù các tình huống có thể xảy ra.

6. Công tác chuẩn bị

Hoạt động này thường diễn ra gần ngày tổ chức sự kiện, bao gồm những công việc sau.

– Gửi giấy mời đến những khách dự sự kiện và xác nhận tham dự.

– Lắp đặt sân khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện.

– Lắp đặt các yếu tố trang trí trên bục phát biểu, bàn ghế và bộ nhận diện sự kiện.

– Tổng duyệt các phần nội dung của chương trình để đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ.

– Chuẩn bị các phần quà để tặng cho những cá nhân có thành tích tốt của doanh nghiệp (nếu cần thiết).

– Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ tổ chức hội nghị.

7. Quản trị tại sự kiện

Trong khi hội nghị diễn ra, đội ngũ của Emera sẽ theo dõi các nội dung theo như kịch bản được vạch ra trước, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng tình tự, các bộ phận trong ban tổ chức hoạt động nhịp nhàng.

Các thành viên ban tổ chức cũng cần chủ động phát hiện các vấn đề có thể xảy ra và giải quyết chúng một cách nhanh chóng.

Sau khi chương trình tổ chức thực hiện xong, các thành viên ban tổ chức sẽ tiến hành thu dọn đồ đạc, thiết bị. Nên chú ý tới việc dọn dẹp vệ sinh và bàn giao lại địa điểm. Đồng thời sẽ có họp bàn để đánh giá kết quả của hội nghị nhằm rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.

Emera cũng sẽ tiến hành làm bản tổng kết sự kiện, kèm theo báo giá chi tiết để gửi cho khách hàng.

Với các bước tổ chức hội nghị cơ bản được Emera đề cập ở trên, bạn đã biết cách tạo ra sự kiện hoàn hảo cho công ty của mình chưa? Nếu bạn có thắc mắc về quy trình tổ chức hội nghị hay cần được tư vấn chi tiết hơn nữa, hãy để lại thông tin liên hệ nhé. Bộ phận tư vấn của Emera sẽ liên hệ với bạn sớm nhất. Chúc hội nghị của các quý công ty thành công tốt đẹp!