Tin tức

MỘT SỐ RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

24/04/2024 Tin mới nhất

Trên thực tế có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài ý muốn là kỹ năng đặc biệt quan trọng. Một số rủi ro trong các sự kiện chuyên môn cần được người làm sự kiện lưu ý kỹ càng như:

  1. Lỗi sự cố thiết bị kỹ thuật

Thiết bị âm thanh bị hỏng, sự cố về ánh sáng, mất kết nối mạng, trình chiếu lúng túng, hay trục trặc về thiết bị công nghệ đều có thể xuất hiện mà không báo trước. Vì phải chờ bộ phận kỹ thuật sửa chữa có thể khiến tiết mục, khán giả bị mất mạch cảm xúc. Do vậy, BTC cần cân nhắc yếu tố về thiết bị kỹ thuật trong dự phòng rủi ro để từ đó có phương án dự phòng phù hợp, ví dụ chuẩn bị sẵn tủ điện dự phòng, thực hiện buổi rehearsal thật chi tiết… 

  1. Sự cố từ những hiệu ứng sân khấu

Nếu chương trình có sử dụng các hiệu ứng sân khấu (pháo điện, pháo sáng, khói…) BTC cũng nên cân nhắc thật kỹ các yếu tố có thể gây cháy nổ để từ đó xây dựng phương án dự phòng rủi ro phù hợp và hợp lý. Ví dụ, để phòng tránh nguy cơ xảy ra cháy nổ, bỏng từ các hiệu ứng pháo điện, pháo sáng…hãy để người có chuyên môn thực hiện.

  1. Phát sinh thừa thiếu khách mời

Để tránh trường hợp liên quan đến số lượng khách tham dự quá ít – quá nhiều so với dự kiến, BTC có thể chủ động thuê những địa điểm có thể đổi hội trường hoặc tăng kích thước hội trường. Lên phương án sẵn sàng đổi địa điểm nếu lượng khách quá đông hoặc thấy cần thiết. Quan trọng là quá trình thông báo cho khách tham gia về việc thay đổi địa điểm này. Ngoài ra, BTC cũng cần đảm bảo khách nhận được thông tin và confirm lại. Nếu khách không confirm qua mail hoặc tin nhắn thì BTC sẽ chủ động gọi điện cho khách tham gia.

Để tránh tình trạng ít khách đăng ký tham dự, BTC cần để ý đến lượng vé bán ra/lượng đăng ký ở những thời điểm đầu. Nếu trước 7 ngày chưa bán đc 50% hoặc 3 ngày chưa bán được 70% vé thì khả năng rất cao là không đạt mục tiêu về số lượng vé (target).

Lúc này, BTC có thể thêm một số phương án để đẩy lượng đăng ký lên:

– Thêm nguồn đẩy traffic

– Thêm content mới lạ

– Tặng vé có lý do hợp lí cho đối tượng hợp lý, không làm ảnh hưởng tới người đã mua vé

Đặc biệt: Nếu không có cách nào để đảm bảo số lượng đăng ký thì cân nhắc 2 phương án:

– Đổi hội trường bé hơn

– Cắt giảm ghế hội trường, tăng giãn khoảng cách ghế để lối đi thông thoáng hơn và lượng ghế ít hơn.

  1. Hành vi quá khích của khán giả

Trong khi diễn ra sự kiện dưới tác động của bia rượu và sự giao tiếp giữa nhiều người  không thể tránh khỏi những va chạm dẫn đến mâu thuẫn, căng thẳng giữa các bên. BTC cần đảm bảo đội ngũ an ninh túc trực ở các khu vực để giám sát và can thiệp kịp thời, không để xảy ra tình trạng ẩu đả, gây gổ. 

  1. Thời tiết ngoài ý muốn

Vấn đề thời tiết tuy nhỏ, nhưng lại là một yếu tố không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Ví dụ Show “Những thành phố mơ màng” vừa qua, do mưa bão lớn ngập nước, sấm sét và khu vực sân khấu quá nhiều thiết bị điện, BTC đã phải tạm ngưng đêm nhạc để đảm bảo an toàn cho mọi người. 

Ngược lại, Concert Born Pink dù cũng gặp tình trạng thời tiết tương tự show NTPMM, nhưng thay vì hủy show, BTC đã có những hành động nhất định đối với người hâm mộ, đối với các thiết bị trình diễn để đảm bảo concert vẫn diễn ra thuận lợi.

Do đó, khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần liên tục cập nhật dự báo thời tiết trong vòng 7 ngày trước sự kiện để có kế hoạch phù hợp. Hãy chuẩn bị những phương án dự phòng trước khi 

xảy ra sự cố, đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện bằng cách chuẩn bị sẵn những vật dụng như áo mưa, dù, phương tiện di chuyển, biển chỉ dẫn…

  1. Rủi ro về thực phẩm 

Khi tổ chức sự kiện, rủi ro về thực phẩm là một yếu tố quan trọng cần được quan tâm cao để đảm bảo an toàn cho khách mời. Chính vì vậy để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, đạt chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, hãy chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức. Trường hợp ngân sách không cho phép, hãy kiểm tra thật kỹ món ăn trước khi ra món và luôn đảm bảo các nhà hàng có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Nhìn chung, khi tổ chức sự kiện các bạn cần phải tổ chức nhân sự phù hợp, có những biện pháp quản trị rủi ro khi gặp những trường hợp bất lợi để sự kiện luôn được diễn ra thành công tốt đẹp. Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của Emera sẽ giúp ích cho các bạn trong công tác tổ chức sự kiện nhằm mang lại những kết quả như mong đợi. Ngoài ra, nếu bạn có thông tin khác, chia sẻ với Emera nhé!

Tags: , , , ,

Để lại bình luận