Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến chi tiết, chuyên nghiệp
Hội nghị trực tuyến đang trở thành một phương tiện quan trọng để giao lưu, học hỏi và làm việc trong môi trường kỹ thuật số ngày nay. Bài viết này sẽ cung cấp các bước cần thiết khi lên kế hoạch cho một hội nghị trực tuyến hiệu quả.
Theo các chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện: “Kế hoạch tổ chức thực chất là một bản chỉ dẫn giúp cho mọi hoạt động của hội nghị được triển khai khoa học, phù hợp nhất. Do đó, việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp thực sự không hề đơn giản”.
Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến chi tiết, chuyên nghiệp
Việc xây dựng kế hoạch cho mỗi hội nghị trực tuyến sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách tổ chức. Về cơ bản, một bản kế hoạch tổ chức hội nghị vẫn sẽ bao gồm các bước như sau:
1. Xác định mục tiêu, mục đích của hội nghị trực tuyến
Để tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo hiệu quả chúng ta phải xác định được mục tiêu tổ chức trước tiên. Tương ứng với mỗi loại mục tiêu hội nghị sẽ có một loại hình tổ chức phù hợp. Chẳng hạn như, hội nghị khách hàng thì sẽ phù hợp với mục tiêu tri ân khách hàng, đối tác; workshop sẽ phù hợp với mục tiêu chia sẻ kiến thức… Khi đã xác định mục đích cụ thể, các hoạt động trong hội nghị sẽ được triển khai nhằm làm nổi bật mục đích đó.
2. Xác định chủ đề
Khi tổ chức hội nghị, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn có một chương trình mang đậm dấu ấn thương hiệu. Vì vậy, chúng ta cần sáng tạo một chủ đề gắn với hình ảnh đặc trưng cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Các hoạt động như: thiết kế không gian, trang trí sân khấu hay xây dựng nội dung chương trình…đều sẽ xoay quanh chủ đề này.
3. Lựa chọn nền tảng sẽ tổ chức hội nghị trực tuyến
Hiện nay, đã có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức hội nghị trực tuyến. Emera tự tin là đơn vị hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn ưu – nhược của các nền tảng và sử dụng nền tảng phù hợp với từng hội nghị trực tuyến của doanh nghiệp.
4. Xác định thời gian diễn ra hội nghị trực tuyến
Về thời gian tổ chức, dù là chương trình hội nghị trực tuyến, lời khuyên cho bạn là nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp công việc và tham gia sự kiện.
5. Xác định đối tượng tham dự và danh sách khách mời
Đây là việc làm rất cần thiết mỗi khi tổ chức hội nghị. Để chắc chắn không bỏ sót khách mời quan trọng, bạn nên rà soát lại danh sách khách mời nhiều lần trước khi tiến hành in ấn thư mời.
6. Dự trù kinh phí
Hội nghị trực tuyến tưởng là không mất chi phí gì, nhưng thực ra đằng sau nó cũng có các hạng mục cần phát sinh chi phí. Để việc chi tiêu cho tổ chức hội nghị phù hợp với nguồn ngân sách được giới hạn, bạn cần có một bản dự trù kinh phí cần bỏ ra. Do đó, bạn nên khảo giá từng hạng mục để dự trù kinh phí sát nhất với giá trị thực tế nhất giúp hoạt động chi tiêu cho thuận lợi và dễ dàng hơn.
Một số hạng mục cần chi phí như:
- Nền tảng để mở hội nghị trực tuyến
- Truyền thông cho hội nghị
- Chi phí nhân sự/khách mời (nếu có)
- Các hạng mục in ấn (POSM) phục vụ tổ chức hội nghị trực tuyến
- …
7. Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị
Căn cứ vào mục tiêu và chủ đề của hội nghị, các ý tưởng tổ chức hội nghị sẽ được sáng tạo sao cho phù hợp nhất. Khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị, sáng tạo là yếu tố quan trọng hàng đầu để mang đến chương trình hội nghị hấp dẫn và mang đậm dấu ấn doanh nghiệp.
Thông thường, timeline kịch bản tổ chức hội nghị trực tuyến sẽ được triển khai như sau:
- Mở phòng trực tuyến
- Ổn định khách mời
- Tuyên bố lý do, giới thiệu các khách mời tham dự hội nghị
- Nội dung chính của hội nghị
- Q&A
- Kết thúc hội nghị.
8. Truyền thông cho hội nghị trực tuyến
Công tác truyền thông cho hội nghị cũng là một yếu tố cần được chú trọng. Thường thường, hoạt động này sẽ được tiến hành qua các giai đoạn trước sự kiện – trong sự kiện – sau sự kiện.
9. Thử nghiệm trước khi diễn ra hội nghị trực tuyến
Thử nghiệm trước khi diễn ra hội nghị là bước quan trọng bắt buộc phải làm để doanh nghiệp có thể tổ chức được một hội nghị trực tuyến thành công. Bước này sẽ đảm bảo về trang thiết bị phục vụ cho hội nghị gồm có những gì, các vị trí của nhân sự sẽ được sắp xếp ra sao, hạ tầng kỹ thuật (mạng internet) có cần mở rộng băng tần hay không…
10. Điều phối và hỗ trợ trong khi hội nghị diễn ra
Khi tổ chức hội nghị, người làm công tác tổ chức cần bám sát kịch bản để có những quyết định, chỉ đạo chính xác nhằm mang đến chương trình hội nghị chuyên nghiệp nhất. Ngoài ra, cũng cần theo sát mọi hoạt động về tiến độ công việc và thái độ làm việc của các bộ phận để mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.
11. Tổng kết và Đánh giá sau hội nghị trực tuyến
Sau khi kết thúc hội nghị, tùy vào quy mô/tính chất hội nghị mà đơn vị tổ chức sẽ gửi quà tặng đến khách mời đã tham gia sự kiện. Ngoài ra, đơn vị tổ chức hội nghị cũng sẽ thực hiện cuộc họp tổng kết sau sự kiện nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm để các chương trình hội nghị trực tuyến sau này sẽ chuyên nghiệp hơn.
Hy vọng rằng, với những chia sẻ trong bài viết trên đây, các bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và chuyên nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội nghị, sự kiện, hãy liên hệ với Emera để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé!
