Tin tức

BỐ TRÍ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

04/07/2023 Tin Emera

Tổ chức sự kiện là hoạt động của rất nhiều bộ phận. Từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, việc tổ chức sự kiện đòi hỏi nhân sự phải có chuyên môn, tính cẩn thận cũng như sự phối hợp nhuần nhuyễn. Vậy làm thế nào để có thể bố trí nhân sự thông minh? Bạn hãy cùng EMERA tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Sự kiện – ban tổ chức sự kiện là gì?

1. Sự kiện

Ảnh: sưu tầm 

Sự kiện (event) là một cuộc tụ họp đã lên kế hoạch hoặc một dịp được tổ chức bởi bất kỳ cá nhân hoặc một nhóm người/ tổ chức. Các sự kiện thường được tổ chức để kỷ niệm, tri ân cho mục đích, nội dung nào đó

Thông thường, có 4 loại sự kiện

  • Sự kiện giải trí
  • Sự kiện văn hóa
  • Sự kiện tổ chức
  • Sự kiện cá nhân

Quy mô của sự kiện có thể phụ thuộc tùy vào chi phí, mục đích, nhân sự. Một trong những yếu tố không thể thiếu khi tổ chức sự kiện là ban tổ chức. Vậy ban tổ chức là gì?

2. Ban tổ chức sự kiện

Ban tổ chức sự kiện là những người lên kế hoạch, tổ chức, điều phối, đánh giá và báo cáo về toàn bộ hoạt động diễn ra trong sự kiện. Đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng như kế hoạch, xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

Những người thuộc ekip tổ chức sự kiện thường là những người có chuyên môn, khả năng làm việc nhóm, khả năng giao tiếp tốt để có thể hoàn thành tốt những công việc xung quanh sự kiện.

Ekip tổ chức sự kiện thường có những ai?

Cấp nhân sự

  • Event Planner: Đây là vị trí quan trọng trong mỗi sự kiện, đồng nghĩa với việc yêu cầu cho vị trí này cũng rất cao. Khi lên plan cho bất kỳ sự kiện nào, event planner cũng phải lên chi tiết nội dung, địa điểm, thời gian và làm việc với các bộ phận khác. Ngoài ra, việc xin phép giấy tờ cần thiết cũng có thể là Event Planner làm.
  • Event Executive: Tuy không yêu cầu nhiều về kinh nghiệm nhưng đây cũng là vị trí không thể thiếu trong mỗi chương trình. Tuy nhiên, vị trí này đòi hỏi người biết lắng nghe và nhanh nhạy. Cần biết kết hợp với người quản lý để hỗ trợ bộ phận PG, PG và MC.

  • Event Coordinator: Nhân viên điều phối sẽ đảm bảo chắc chắn các hoạt động trong sự kiện diễn ra đúng như plan. Đảm bảo không có sự cố phát sinh, hoặc nếu có thì sẽ được xử lý nhanh nhất để tránh làm ảnh hưởng đến khách mời

  • Designer: Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thiết kế, lên ý tưởng backdrop, màu sắc, key visual,… của sự kiện.

Ảnh: sưu tầm 

Cấp quản lý

  • Event Manager: Vị trí này sẽ quản lý chung toàn bộ sự kiện. Đây cũng là bộ phận linh hoạt, làm việc chặt chẽ với các bộ phận để đảm bảo chương tình diễn ra suôn sẻ nhất. Bất cứ bộ phận nào cần giúp đỡ cũng có thể nhờ vị trí này để đưa ra hướng giải quyết tốt nhất!
  • Director: Nếu Event Manager chuyên quản lý về mặt nhân sự thì Director sẽ chủ yếu quản lý về hoạt động diễn ra trong sự kiện. Có thể kể đến như: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng,…
  • Marketing/Publicity Manager: Việc truyền thông sự kiện là việc không thể thiếu trước – trong – sau sự kiện. Trước khi sự kiện bắt đầu thì phần truyền thông sẽ giúp cho chương trình tiếp cận được nhiều hơn. Trong sự kiện thì bộ phận này phải có mặt để ghi chép và chụp lại những khoảnh khắc đắt giá để làm truyền thông cho công ty hoặc khách hàng.

Bố trí nhân sự như thế nào trong khi tổ chức sự kiện

Việc bố trí, phân bổ nhân sự hợp lý là góp phần rất lớn vào thành công của sự kiện. Vậy có những lưu ý nào mà các doanh nghiệp cần lưu ý?

Ảnh: sưu tầm

Số lượng nhân sự cần thiết

Số lượng nhân sự sẽ phụ thuộc vào quy mô, số lượng khách mời của sự kiện. Tuy nhiên, ngoài team chạy chính, doanh nghiệp nên dự trù thêm từ 3 – 5 nhân sự để đề phóng, tránh những trường hợp không may xảy ra. Việc có nhân sự dự trù cũng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Năng lực của các nhân sự

Mỗi người thường có điểm mạnh, điểm yếu riêng trong công việc. Chính vì thế nên đòi hỏi người quản lý phải chia được công việc phù hợp cho từng nhân sự. Ví dụ như những người độc lập, có kinh nghiệm tốt thì có thể đứng ở những vị trí chủ chốt. Những bạn còn non, chưa nhiều kinh nghiệm có thể tham gia hỗ trợ cùng hội nhóm.

Tuy vậy, dù là ở vị trí nào thì nhân sự cũng cần có sự giao tiếp và tinh thần team work. Như vậy thì hoạt động giữa mọi người mới được diễn ra thoải mái. Tạo nên một tập thể vững mạnh, chuyên nghiệp.

Training nhân sự và phân bổ hợp lý theo năng lực

Việc training nhân sự thường xuyên là không thể thiếu. Việc này để đảm bảo rằng kiến thức chuyên môn của họ luôn được bồi dưỡng và phát huy. Trước mỗi sự kiện, cấp quản lý cần ngồi lại với nhân viên. Việc phân bổ đúng vị trí, chuyên môn, kinh nghiệm sẽ giúp nhân viên tự tin hơn khi chạy chương trình và hết lòng với công việc.

Việc này cũng sẽ bổ trợ tốt nếu chương trình có vấn đề phát sinh. Khi có kinh nghiệm nhân sự sẽ bình tính giải quyết linh động và hiệu quả hơn. Qua đó, tạo được động lực cùng nhau cố gắng hoàn thành tốt sự kiện

Tìm kiếm Agency tổ chức sự kiện tốt ở đâu?

Ảnh: fanpage EMERA

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều Agency làm tốt lĩnh vực tổ chức sự kiện. Tự hào là đơn vị đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, EMERA tự tin có thể đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. Bên canh đó, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm cũng là điểm cộng giúp khách hàng tin tưởng EMERA. Quý doanh nghiệp có nhu cầu, vui lòng liên hệ qua hotline: 0242.346.1889 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

Kết

Hi vọng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về các vị trí cũng như cách phân bổ nhân sự khi tổ chức sự kiện. Về yếu tố chủ quan thì đây là việc phụ thuộc riêng vào quy mô sự kiện hoặc bên tổ chức. Tuy nhiên, trên đây là vài lưu ý chung mà bạn cần biết để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất!  Mọi thắc mắc hoặc cần tư vấn, quý khách vui lòng liên hệ qua page EMERA. Những trường hợp cần gấp, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp qua hotline: 0242.346.1889

Các bạn đừng quên theo dõi EMERA để cập nhật thêm nhiều thông tin hay và bổ ích hơn trong tương lai nhé!

𝐄𝐌𝐄𝐑𝐀 – 𝐃𝐎 𝐍𝐎𝐓 𝐖𝐎𝐍𝐃𝐄𝐑 𝐂𝐑𝐄𝐀𝐓𝐄 𝐖𝐎𝐍𝐃𝐄𝐑
▪️ Hotline: (+84)242.346.1889
▪️ Địa chỉ: Số 57, Vũ Trọng Phụng
▪️ Email: info@emera.vn

 

 

Tags: , , , ,

Để lại bình luận